¿Una factura escaneada es lo mismo que una factura electrónica?

A partir de este verano, la facturación electrónica será obligatoria para las empresas, por lo que es necesario ir adaptando los procesos de trabajo de manera inminente.

Empresas, pymes y autónomos tendrán que pasar del modo de facturación tradicional a uno más moderno y es aquí cuando surge una duda: ¿una factura escaneada es lo mismo que una factura electrónica?

En este post vamos a solventar esta duda y analizaremos los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas.

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¿Cómo tiene que ser una factura electrónica?

La factura electrónica debe tener el mismo contenido que una factura tradicional.

Tal y como recoge el artículo 6 del RD 1619/2012, tanto las facturas como sus copias tendrán que presentar de manera obligatoria estos datos:

• Número. Es importante que se numeren las facturas de manera correlativa.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquellas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.
• Descripción de las operaciones.
• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
• La cuota tributaria.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, ya sea en papel o en formato electrónico, siempre y cuando permitan garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

¿Cómo puede emitirse una factura electrónica?

Como vemos, una factura electrónica tiene que tener los mismos requisitos y características que una factura en papel, simplemente su forma de emisión es diferente.

Una factura electrónica podrá emitirse a través de:

• Una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas.
• Un intercambio electrónico de datos que garantice la autenticidad del origen e integridad de los datos.
• Otros medios que las partes interesadas hayan comunicado a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y que hayan sido aceptados por la misma.

¿Cuándo una factura digitalizada es considerada una factura electrónica?

Según el artículo 9 del RD 1619/2012 una factura electrónica es aquella que ha sido expedida y recibida en formato electrónico.

Entonces, ¿una factura digitalizada es una factura electrónica?

La Dirección General de Tributos ha respondido a esta cuestión a través de su consulta vinculante (V0666-22), de 28 de marzo de 2022, estableciendo que:

“una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por la consultante no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel, sean recibidas en este mismo formato por los destinatarios”.

Es decir, únicamente se considerará factura electrónica a aquella que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Si el emisor envía una factura en papel y es el destinatario quien digitaliza esa factura no se considerará factura electrónica.

Novedades de facturación en 2022

España dio ya luz verde hace unos meses a la Ley Crea y Crece con la que pretende ampliar el uso de la factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresas, pymes y autónomos.

Esa medida facilitaría la expedición de facturas agilizando trámites y fomentando la productividad y posibilitaría la descarga de esas facturas siempre que fuese necesario.

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