Aunque el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) lleva varios años en vigor, aún hay muchas empresas que enfrentan dificultades debido a brechas de seguridad y errores en su cumplimiento.

¿Te preguntas cómo resolverlo? ¡Estamos aquí para ayudarte! Te compartimos 10 hábitos clave que debes cambiar para cumplir con la Ley de Protección de Datos y RGPD.

Estas son las mejores recomendaciones para proteger la información confidencial en tu empresa

A continuación, analizamos qué debes hacer para cumplir con la normativa vigente y evitar sanciones:

1. Protege tu equipo informático

Es habitual confiar en nuestro entorno de trabajo y, en ocasiones, dejar abierta la sesión en el ordenador al levantarnos para realizar alguna gestión.

Sin embargo, tras la entrada en vigor del RGPD es fundamental bloquear tu equipo siempre que te ausentes de tu puesto. Además, recuerda:

• No compartas tus contraseñas.
• Evita anotarlas en lugares visibles.

Estos pequeños gestos ayudarán a proteger la información sensible almacenada en tu equipo.

Asimismo, en el contexto actual con el teletrabajo más extendido el uso de memorias externas para almacenar datos de clientes o contraseñas se ha incrementado. Es imprescindible custodiar adecuadamente estos dispositivos y evitar que caigan en manos no autorizadas.

De hecho, estos dispositivos pueden perderse, ser robados o acceder a ellos personas no autorizadas si no se gestionan de manera adecuada.

Por ello, también es recomendable optar por guardar la información en la nube, que no solo permite un acceso más seguro y remoto desde cualquier lugar, sino que garantiza un nivel de protección superior con cifrado de datos, control de accesos y copias de seguridad automáticas.

Por último, evita guardar contraseñas importantes en el «llavero» de navegadores como Google Chrome o Mozilla Firefox.

¿Sabías que es relativamente sencillo para un técnico acceder a ellas? En su lugar, utiliza un gestor de contraseñas seguro que encripte tus datos y te garantice mayor protección

2. Asegura la privacidad y el cumplimiento cuando envíes emails 

Uno de los pasos clave para cumplir con el RGPD es tener muy presente la firma de tus emails para que incluyan las referencias necesarias al Reglamento y brindando información sobre los derechos y obligaciones de confidencialidad del destinatario.

Además, es esencial especificar cómo se utilizarán los datos y proporcionar una vía para que los usuarios puedan solicitar la cancelación de futuros envíos.

Un error común a evitar: cuando envíes correos a múltiples personas siempre utiliza la opción CCO (copia oculta).

De lo contrario, estarás revelando los contactos de tus destinatarios sin su consentimiento, lo que va en contra de la normativa de protección de datos.

3. Mantén tu espacio ordenado y sin documentación confidencial

El RGPD no solo se aplica a los datos digitales, también a la información contenida en documentos impresos. Si esos datos caen en manos equivocadas podrías poner en riesgo la seguridad de tu empresa.

Si usas archivo físico, establece un protocolo claro para su gestión y asegúrate de que todos los documentos estén protegidos de manera adecuada. Puedes optar por medidas como cámaras de seguridad o armarios con llave para garantizar su resguardo.

Además, si utilizas impresoras o escáneres, no olvides retirar tanto los originales como las copias una vez procesados. El control de estos detalles es clave para evitar filtraciones de información sensible.

4. Dispón de un consentimiento informado para recoger datos

Cuando recojas datos de clientes es esencial que tus formularios incluyan un consentimiento informado que detalle claramente cómo se utilizarán esos datos.

Este consentimiento debe garantizar que la aceptación sea libre, específica, informada e inequívoca.

Esto significa que el interesado debe dar su permiso explícito mediante una acción afirmativa clara, como, por ejemplo, marcando una casilla de verificación («check box») antes de enviar el formulario en tu sitio web.

En caso de cualquier incidencia, tu empresa deberá poder demostrar que cuenta con el consentimiento informado adecuado para tratar los datos personales de los clientes.

5. Realiza auditorías periódicas de protección de datos

Para asegurarte de que estás cumpliendo con la normativa, realiza auditorías internas periódicas sobre el manejo de los datos personales.

Esto te permitirá identificar posibles brechas de seguridad o procesos inadecuados antes de que causen problemas legales o financieros.

6. Mantén actualizados tus software y sistemas de seguridad

Uno de los puntos más importantes para proteger los datos personales y cumplir con el RGPD es mantener todos tus sistemas y software actualizados.

Esto incluye tanto los programas que utilizas a diario como las herramientas de seguridad (antivirus, firewalls, etc.).

Las actualizaciones frecuentes permiten evitar y corregir vulnerabilidades de seguridad y mejoran la protección contra ciberataques.

7. Implementa procedimientos de respuesta ante incidentes

Aunque tomes todas las precauciones necesarias siempre existe la posibilidad de que se produzca una brecha de seguridad.

Es crucial que tu empresa cuente con un protocolo claro de actuación en caso de incidentes, que incluya notificar la brecha a las autoridades pertinentes en el plazo establecido por el RGPD y a los usuarios afectados.

8. Cifra los datos sensibles

Si tu empresa maneja datos sensibles, como información médica o financiera, es fundamental cifrarlos.

El cifrado garantiza que, incluso si los datos son interceptados por un tercero no autorizado, no podrán ser utilizados sin la clave adecuada.

9. Ofrece formación continua sobre protección de datos a tu equipo 

Formar regularmente a todo tu personal sobre el RGPD y las mejores prácticas para proteger los datos personales es clave para evitar incidentes y garantizar que todos estén al tanto de los procedimientos a seguir.

En Grupo2000 contamos con un amplio Catálogo de cursos en el que podrás seleccionar la formación más adecuada según tus necesidades.

10. Conserva los datos según los plazos legales

Uno de los aspectos fundamentales para cumplir con el RGPD es la conservación adecuada de los datos personales.

Según la normativa no se deben mantener los datos más allá del tiempo necesario para cumplir con el propósito para el que fueron recogidos o del plazo legalmente establecido.

En un despacho profesional, estos plazos varían dependiendo del tipo de dato. Por ejemplo:

• Datos contables y mercantiles: 6 años (Artículo 30 Código de Comercio).
• Datos fiscales (liquidaciones, deudas, devoluciones, etc.): 4 años (Artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria).
• Seguridad Social: 4 años (Artículo 4.2 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
• Prevención de Riesgos Laborales: 5 años (Artículo 4.3 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
• Currículum vitae: Se recomienda conservarlos un máximo de un año, destruyéndolos una vez finalizado el proceso de selección.

Es muy importante que informes a tus clientes sobre los plazos específicos de conservación de sus datos.

Y cuando estos ya no sean necesarios, asegúrate de destruirlos de forma segura.

¿Estabas al día de todas estas recomendaciones? Si quieres añadir alguna más, ¡déjanosla en comentarios! Nos encantará leerte.

Grupo2000, centro de formación especializado en formación bonificada

Grupo2000 somos un centro acreditado por el SEPE para impartir formación con más de 24 años de trayectoria en el sector.

Contamos con un amplio Catálogo en el que disponemos de cursos sobre las áreas más demandadas en la actualidad, incluyendo protección de datos y ciberseguridad.

Si quieres más información, puedes contactar con nosotros en el teléfono 958 80 67 60 o en nuestro chat online. ¡Estaremos encantados de ayudarte!