¿Puede Hacienda leer tus correos electrónicos en una Inspección?

Con frecuencia, empresas y autónomos se enfrentan a una pregunta que causa cierta inquietud: ¿puede Hacienda leer tus correos electrónicos en una Inspección?

La incertidumbre sobre los límites de la privacidad y los derechos en el contexto de una auditoría tributaria puede llevar a situaciones en las que, por temor a sanciones, se permita a los inspectores revisar toda la correspondencia electrónica.

Sin embargo, es importante destacar que esta no debería ser la norma general.

De hecho, el Tribunal Supremo ha aclarado esta cuestión y ha determinado en qué circunstancias específicas se pueden examinar los emails.

Tienes toda la información, a continuación:

¿Por qué le interesa a Hacienda revisar los emails de los autónomos y empresas?

En los últimos años, el Tribunal Supremo ha despejado todo tipo de cuestiones respecto a los alcances de las Inspecciones de Hacienda en empresas y autónomos, especialmente en lo que se refiere a la detección de irregularidades.

El Tribunal Supremo ha esclarecido los alcances de las inspecciones de Hacienda, especialmente en relación con la detección de irregularidades fiscales como el IRPF o el IVA.

En una Inspección, Hacienda podría considerar relevante revisar correos electrónicos, dado que estos registran las comunicaciones entre clientes y proveedores. Sin embargo, hay limitaciones claras para este proceso.

Sin embargo, es crucial entender que existen limitaciones claras en este proceso.

El Tribunal Supremo, en respuesta a un recurso presentado por una empresa ante Hacienda, ha definido los límites que rigen la revisión de correos electrónicos durante una Inspección.

Te lo contamos:

 

¿Es legal que Hacienda entre en el domicilio de un autónomo o empresa sin autorización?

La sentencia del 29 de septiembre de 2023 (recurso de casación nº 4542/2021) aborda esta cuestión. En el caso, una Inspección comenzó a examinar una empresa y copió correos electrónicos de personas empleadas, incluidos los personales.

La empresa no se opuso a la descarga de estos correos, lo que llevó al rechazo del recurso.

Sin embargo, el Tribunal Supremo ha establecido varios aspectos fundamentales:

 

Protección constitucional

Tanto la sede de la empresa como las comunicaciones, incluyendo los correos electrónicos, están protegidos por la Constitución Española y se consideran inviolables.

 

Orden judicial requerida

Cualquier inspección debe contar con una orden judicial para acceder a áreas protegidas de un negocio, incluyendo la revisión de correos electrónicos.

En cuanto a lo que respecta al domicilio de una persona jurídica, como una empresa o un autónomo que opera desde un despacho profesional:

• El hecho de que una inspección sea realizada por un organismo público no le otorga el derecho de acceder a cualquier información de la empresa o el hogar sin autorización.
• Además, los correos electrónicos cuentan con una doble protección bajo nuestra Constitución, en los artículos 18.2 y 18.3.
• No es necesario temer sanciones por obstrucción ni acceso no autorizado a registros.

El Tribunal Supremo ha dejado claro que no se pueden imponer sanciones en estas situaciones, como lo demostró un caso en Galicia en 2021, donde se anuló una sanción de más de 300.000 euros por obstrucción.

Por tanto, la decisión del Supremo subraya dos aspectos fundamentales:

• La importancia de la protección de la privacidad y los derechos constitucionales.
• Y la necesidad de tener una orden judicial para acceder a ciertas áreas y registros, incluso en el contexto de una inspección fiscal.

Esto garantiza un equilibrio entre los intereses de la administración tributaria y los derechos fundamentales de las empresas y autónomos.

Así, la Inspección de Hacienda no podría examinar la documentación contenida en un dispositivo electrónico, como un ordenador personal.

A no ser que se cumplan ciertos requisitos y se cuente con una orden judicial.

 

¿En qué casos puede entrar Hacienda al domicilio de una empresa y leer los emails?

Según la Ley General Tributaria, Hacienda puede acceder al domicilio de una empresa o realizar registros cuando sea necesario en el contexto de sus acciones y procedimientos tributarios.

No obstante, este acceso requiere:

• El consentimiento del contribuyente.
• Una autorización judicial. Si no se obtiene el consentimiento, Hacienda debe contar con una orden judicial para proceder. La autorización debe estar debidamente justificada y motivada, garantizando así la protección de los derechos y la privacidad de la entidad fiscalizada. Esto está respaldado por la sentencia del Tribunal Supremo del 25 de junio (STS 3662/2024).

El Supremo establece que para que Hacienda pueda acceder a un domicilio y examinar datos informáticos, como emails, la orden judicial debe cumplir con los siguiente requisitos:

• Justificación del acceso: debe detallar la justificación que permite el acceso a la información.
• Proporcionalidad: debe demostrar la proporcionalidad del acceso a los datos.
• Naturaleza y afección de la actividad: debe explicar la naturaleza de la actividad que requiere el acceso.
• Derechos de la persona titular: debe respetar los derechos de la persona titular, ya sea física o jurídica.

En resumen, Hacienda solo puede acceder a los emails y otros datos informáticos de una empresa si cuenta con la debida autorización judicial que especifique claramente la justificación, proporcionalidad, y el impacto del acceso sobre la privacidad y derechos del contribuyente.

 

¿Y si la empresa no quiere mostrar los datos requeridos a la Inspección?

Es importante tener en cuenta que, en ciertos casos, la Inspección puede acceder a emails y datos informáticos incluso si la empresa se niega a proporcionar la información requerida.

En la sentencia anteriormente mencionada (STS 3662/2024) el Tribunal Supremo analizó en caso en el que una empresa denunció a la Agencia Tributaria por acceder a toda la información almacenada en sus dispositivos informáticos y en la nube durante un registro en su sede.

Esa información se utilizó posteriormente para dictar liquidaciones relacionadas con un delito y activar acciones legales.

La empresa alegó que la autorización de registro no especificaba adecuadamente la necesidad y proporcionalidad del acceso a la información, lo que, según su argumento, violaba sus derechos fundamentales.

El Tribunal Supremo validó el acceso de Hacienda a los datos, concluyendo que la solicitud estaba justificada debido a la negativa de la empresa a proporcionar la información solicitada.

Sin embargo, el Supremo subrayó que, para el acceso a los datos informáticos una vez incautados, se requiere una autorización expresa.

En resumen, si una empresa se niega a proporcionar datos, Hacienda puede obtener acceso a ellos bajo ciertas condiciones, siempre y cuando se cuente con una autorización judicial adecuada que justifique y delimite el acceso a la información.

 

¿Puede cualquier persona de la empresa autorizar el acceso de una Inspección?

Durante las inspecciones sorpresa de la Agencia Tributaria, puede que en el momento de la visita no esté presente el administrador, el gerente o la persona autorizada para dar acceso.

En estos casos, surge la pregunta: ¿puede cualquier trabajador permitir el acceso del inspector? Es crucial saber que el consentimiento de un empleado no es válido.

Para que el acceso sea válido debe ser concedido por el representante legal de la entidad, el titular, o en su caso, una persona específicamente autorizada.

De lo contrario, dicho consentimiento podría declararse nulo, lo que invalidaría la información obtenida por Hacienda.

 

¿Y si me niego a una Inspección?

Para que el consentimiento sea válido, la Agencia Tributaria debe informar adecuadamente al contribuyente acerca de sus derechos, incluida la opción de negar el acceso a los funcionarios que realizan la visita sorpresa.

Es importante saber que existen zonas protegidas constitucionalmente en una empresa. Estas se dividen en:

• Espacios abiertos al público. En este caso, el acceso se concede sin necesidad de orden judicial o justificación adicional.
• Espacios privados. Para estos espacios (que pueden incluir despachos donde se guardan y archivan documentos) es necesario obtener una orden judicial, ya que se consideraran zonas protegidas.

¿Sabías que Hacienda no puede acceder a los emails en cualquier caso? Esperamos haber aclarado tus dudas en este post. No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

 

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