¿Cómo gestionar una baja IT con certificado médico del extranjero?

Hoy respondemos a una recurrente cuestión, ¿cómo gestionar una baja IT con certificado médico del extranjero?

Esta duda surge entre personas trabajadoras que son enviadas de manera temporal a trabajar a un país extranjero.

¿Qué pasa si tienes un accidente y necesitas solicitar la baja IT mientras estás fuera de nuestro país?

Para que las personas trabajadoras y empresas sepan cómo hay que actuar, desde Seguridad Social han publicado un criterio en el que proporcionan instrucciones claras sobre el procedimiento.

Detallamos los pasos a seguir, a continuación. Así debes actuar para recibir la prestación que te corresponde tras presentar un certificado médico expedido en el extranjero.

¿Qué situaciones recoge Seguridad Social para gestionar las bajas IT con certificado médico emitido en el extranjero?

Desde Seguridad Social desglosan tres tipos de situaciones que pueden darse en función del país en el que se emita el certificado médico:

• Certificado médico emitido en un país perteneciente a la UE, EEE, Suiza o Reino Unido.
• Certificado médico emitido en países con los que España tiene Convenio Bilateral de la Seguridad Social. Por ejemplo, Australia, Marruecos o Ecuador.
• Certificado médico emitido en países sin Convenio bilateral o donde el Convenio no incluye la prestación por IT.

A continuación, detallamos cómo actuar en cada caso.

¿Cómo actuar cuando un certificado médico se ha emitido en un país perteneciente a la UE, EEE, Suiza o Reino Unido?

En estos casos, la persona trabajadora debe acudir a su facultativo o al hospital del país donde van a emitir un certificado médico legible.

Después, deberá remitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) el certificado médico original en el plazo de 3 días, que debe incluir el diagnóstico (ICD-10 Code) y la duración prevista.

En este sentido hay que destacar que la Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, no cambia el procedimiento existente para los procesos de incapacidad temporal en el extranjero.

Por eso, la persona trabajadora aún debe proporcionar su copia del parte de baja, que contiene información crucial sobre el diagnóstico (código ICD-10).

Es importante que proporcione sus datos personales completos, como nombre, apellidos, DNI o NIE, domicilio, teléfono de contacto y dirección de correo electrónico.

El certificado debe emitirse (siempre que exista) en el modelo oficial establecido para ese país. La mayoría de los países tienen modelos oficiales para sus certificados médicos.

¿Es necesario traducir o legalizar el documento?

En los países en que son de aplicación los Reglamentos Comunitarios no es necesaria la legalización ni la traducción de los documentos a no ser que lo soliciten desde el INSS por dudas sobre la veracidad del mismo.

Si la persona trabajadora no puede enviar la documentación detallada debido a causas justificadas, la empresa puede hacerlo en su nombre, aunque esto es excepcional.

En algunos casos, la persona interesada puede optar voluntariamente por la legalización vía diplomática o apostilla del Convenio de la Haya si considera que es un proceso más rápido.

¿Cómo se debe enviar el certificado médico?

El certificado médico se puede enviar por varias vías: sede electrónica, plataforma sin Certificado Digital o correo postal. En ningún caso, está permitido enviarlo por correo electrónico.

¿Cuál es el procedimiento de reconocimiento de la baja IT emitida en el extranjero?

En caso de cumplir los requisitos, será el INSS quien comunique la baja médica a la empresa por medios electrónicos a través del Fichero FIE y el servicio FIER para las empresas que utilicen el Sistema RED.

La empresa, que va a tener que abonar la prestación en régimen de pago delegado, transmitirá a través del sistema RED los datos económicos asociados al parte de baja de dicho proceso de incapacidad temporal.

Para el mantenimiento de la baja médica la persona trabajadora tendrá que remitir al INSS los sucesivos partes de confirmación o los informes médicos necesarios.

Si no lo hace podría perder el pago de la prestación.

Cuando pase un año de la baja IT será el INSS el que tras una inspección médica emita el alta o una nueva baja IT producida en los 180 días naturales posteriores al alta médica.

Si la persona trabajadora recibe el alta deberá comunicar al INSS, en el plazo de 3 días, el parte de alta o el certificado de incorporación a su puesto de trabajo.

¿Cómo gestionar una baja IT con un certificado médico emitido en países con los que España tiene Convenio Bilateral de la Seguridad Social?

Estos países son: Andorra, Australia, Chile, Ecuador, Filipinas, Marruecos, Paraguay, Perú, República Dominicana, Rusia, Túnez, Ucrania y Venezuela.

El proceso es similar al anterior, la persona trabajadora debe enviar al INSS el certificado médico original con diagnóstico y duración, además de sus datos personales.

¿Es necesario legalizar los documentos?

A pesar de que la mayoría de los países con convenio bilateral no disponen de un modelo oficial, como norma general, los convenios bilaterales eximen del requisito de legalización de los documentos presentados por parte de las instituciones competentes, así como por organismos de enlace e interesados.

Existen excepciones, como es el caso del Convenio Bilateral con Australia que, para el supuesto de documentos presentados directamente por el propio interesado, sí se exige la apostilla del Convenio de La Haya para su validez.

En cualquier caso, si surgen dudas razonables acerca de la veracidad de los documentos, el INSS podrá solicitar a la institución competente la comprobación de la autenticidad de dichos documentos.

La documentación se puede enviar a través de sede electrónica, plataforma sin Certificado Digital o correo postal, pero no se admite por correo electrónico.

La Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, no conlleva ninguna modificación del procedimiento de los procesos de IT en el extranjero.

Sigue siendo necesario que la persona trabajadora envíe su copia del parte de baja, ya que, sólo en ella se encuentra la información del código diagnóstico.

De manera excepcional, si la persona trabajadora no puede remitir la documentación por causas justificadas, podrá hacerlo la empresa en su nombre.

¿Cómo administrar un certificado médico emitido en países sin Convenio bilateral o donde el Convenio no incluye la prestación por IT?

En este caso, la persona trabajadora debe enviar al INSS el certificado médico original con diagnóstico y duración, junto con sus datos personales.

Es imprescindible que el certificado médico lleve el sello del consulado o de la embajada o apostilla de la Haya.

La persona trabajadora deberá presentar la documentación, además de legalizada, debidamente traducida.

Al igual que en los casos anteriores la documentación se tendrá que enviar a través de sede electrónica, plataforma sin certificado o correo postal, pero no por correo electrónico.

Es importante tener en cuenta que este procedimiento no ha sufrido cambios significativos según la Orden ISM/2/2023, de 11 de enero. Por lo tanto, la persona empleada deberá proporcionar su copia del parte de baja al INSS.

En dicha copia se incluye información importante, como el código diagnóstico (ICD-10 Code).

En circunstancias excepcionales, la empresa puede enviar la documentación en nombre de la persona trabajadora si esta no puede hacerlo por razones justificadas.

Esperamos que este post te sirva de ayuda y sepas cómo actuar en caso de que una persona de tu plantilla ubicada en el extranjero deba darse de baja IT.

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