Cómo firmar online un documento sin Certificado Digital con validez legal

Esta es una pregunta muy frecuente entre los despachos y asesorías: ¿qué hace mi cliente si tiene que firmar un documento en el momento y no dispone de Certificado Digital?

Desde Grupo2000 hemos hablado en varias ocasiones del Certificado Digital y de sus ventajas, pero aparte del Certificado Digital existen otras alternativas de firma.

En este post vamos a hablar sobre cómo firmar online un documento sin Certificado Digital con validez legal.

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Así puedes firmar online un documento sin Certificado Digital con validez legal

Si tienes que firmar un documento en el momento y no dispones de Certificado Digital existe una opción para ti: la firma electrónica avanzada.

¿Tiene validez la firma electrónica avanzada? A continuación, vamos a detallar qué requisitos debe cumplir una firma electrónica avanzada para ser válida.

Además, distinguiremos entre el uso de la firma electrónica avanzada y del Certificado Digital.

¿Cómo elegir la mejor opción para firmar online un documento con validez legal?

El primer paso para elegir la opción más adecuada de firma es analizar cuál es tu necesidad de firma y con quién vas a realizar este trámite.

Dependiendo de esa necesidad podrás elegir entre Certificado Digital y firma electrónica avanzada.

Esta decisión dependerá de si vas a realizar un trámite con la Administración o no.

Si vas a realizar un trámite con la Administración necesitarás un Certificado Digital para poder identificarte y firmar.

Pero, si simplemente necesitas firmar un documento con validez legal la firma electrónica avanzada es una gran alternativa.

¿Qué es el Certificado Digital y cómo se puede obtener?

El Certificado Digital es un documento expedido por una Autoridad de Registro que permitirá tu identificación ante terceros para realizar tus trámites con la Administración de forma telemática.

Es decir, el Certificado Digital permite firmar documentación oficial de forma segura y legal.

Para obtener el Certificado Digital hay que personarse ante una Autoridad de Registro que identifique la identidad de la persona y la veracidad de los documentos que se aporten.

Desde Grupo2000 somos Autoridad de Registro autorizada para emitir Certificados Digitales oficiales.

El Certificado Digital que expedimos se emite en cuestión de segundos y cumple con la normativa europea eIDAS.

Esta forma de identificación y firma es muy usada para acceder y modificar los datos censales o para presentar recursos ante los organismos.

El Certificado Digital se usa para realizar trámites con la Administración. Para identificarte con la Administración también puedes usar el DNI Electrónico u otros sistemas como claves concertadas en un registro previo. 

Pero, ¿qué pasa cuando vamos a firmar online un documento y no requerimos Certificado Digital?

Si el trámite que vamos a realizar no es con la Administración disponemos de esta otra opción muy práctica: la firma electrónica avanzada.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

Ten en cuenta que para firmar no vale cualquier firma.

Tal y como recoge en su artículo 26 el Reglamento eIDAS para que una firma electrónica sea válida debe cumplir con estos requisitos:

• Estar vinculada de manera única e inequívoca al firmante.
• Permitir la identificación de la persona que ha firmado el documento.
• Haber sido creada a través de datos de creación de firma electrónica exclusivos del firmante.
• Estar vinculada con los datos de la persona que ha firmado el documento para impedir que el documento pueda modificarse una vez firmado.

La firma electrónica avanzada se realiza a través de un tercero de confianza que permite firmar todo tipo de contratos o nóminas de manera válida y segura.

¿Cuál es la mejor solución de firma electrónica avanzada?

Desde Grupo2000 te recomendamos utilizar la firma electrónica de Firmafy.

Para nosotros esta solución de firma electrónica supuso un punto y aparte en la gestión de documentación de contratos de formación en alternancia y de cursos.

En Grupo2000 conseguimos eliminar el papel de nuestras oficinas, disminuir el tiempo de firma con nuestros clientes y ahorrar costes.

La firma electrónica permite firmar documentos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con plenas garantías jurídicas, siendo una gran aliada para el teletrabajo.

Con Firmafy el proceso de firma es muy sencillo y muy intuitivo por lo que no se requieren amplios conocimientos de informática.

Además, Firmafy permite seguir el estado de las firmas de tus clientes o realizar envíos masivos para firmar a una lista de contactos.

Esto mejora la productividad y rendimiento diario.

Además, si como nosotros, también deseas unirte a la consecución de las ODS, la firma electrónica avanzada es una alternativa sostenible y digital para tu empresa.

¿Cómo se verifica la autenticidad de una firma online sin Certificado Digital?

La autenticidad de una firma se puede comprobar de diferentes maneras, por ejemplo, a través de la firma biométrica.

Desde Grupo2000 recomendamos Firmafy porque garantiza la identidad del firmante a través de 5 evidencias:

• Código OTP. Se trata de un código de seguridad único que debe introducirse siempre antes de firmar para garantizar la identidad del firmante.
• Firma biométrica. Firmafy recoge los datos biométricos que identifican de forma única al firmante y que permiten asociar la firma de forma inequívoca a una sola persona.
• Código CSV. Cada documento firmado tiene un código CSV que identifica dicho documento y que garantiza que no ha sido modificado ni alterado tras la firma.
• Sellado de tiempo. Las firmas están certificadas por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
• Auditoría de la firma. Cada documento firmado con la firma electrónica de Firmafy incluye una auditoría completa del proceso de firma que garantiza la validez legal del proceso y recoge los datos de todas las partes que han participado en ese proceso de firma.

¿Qué te parece esta alternativa al Certificado Digital? ¿Habías oído hablar de la firma electrónica avanzada?

No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

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