Con la entrada en vigor de la Ley de Protección de Datos, las empresas se enfrentaron a nuevas obligaciones para asegurar la correcta gestión de la información personal.

Una de las dudas más frecuentes que recibimos es: ¿Qué empresas están obligadas a contar con un delegado de protección de datos?

A continuación, resolvemos esta cuestión para que tengas claro si tu empresa debe cumplir con esta obligación

¿En qué consiste la figura del delegado de protección de datos?

La figura del delegado de protección de datos (DPO) es crucial para asegurar que las entidades cumplan adecuadamente con la normativa de protección de datos, tal como establece la Ley Orgánica de Protección de Datos.

El delegado de protección de datos tiene varias responsabilidades clave:

• Supervisión y cumplimiento: su principal función es velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos dentro de la organización. Esto incluye informar a la empresa sobre sus obligaciones legales y recomendar medidas para garantizar el cumplimiento efectivo.

• Punto de contacto: el delegado debe cooperar con las autoridades de protección de datos y servir como el contacto principal en caso de que estas autoridades necesiten comunicarse con la empresa.

• Independencia y transparencia: el delegado de protección de datos puede formar parte del personal interno de la empresa o ser un consultor externo. Independientemente de su modalidad, es fundamental que actúe con total independencia en el desempeño de sus funciones, para asegurar que la normativa se cumpla sin conflictos de interés.

¿Qué empresas están obligadas a tener un delegado de protección de datos?

El artículo 34 de la Ley Orgánica 3/2018 especifica qué empresas y entidades estarán obligadas a tener un delegado de protección de datos, a continuación os las detallamos:

• Los colegios profesionales y sus consejos generales.
• Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas.
• Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica, cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.
• Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de los usuarios del servicio.
• Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
• Los establecimientos financieros de crédito.
• Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
• Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del Mercado de Valores.
• Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.
• Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
• Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.
• Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes. Se exceptúan los profesionales de la salud que, aun estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual.
• Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas.
• Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a la normativa de regulación del juego.
• Las empresas de seguridad privada.
• Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.

La formación es clave para adaptar tu empresa en LOPD

La formación es fundamental para asegurar que tu empresa cumpla con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

En caso de incidencias relacionadas con la protección de datos ocurridas dentro de la empresa, se aplica el principio de responsabilidad activa o «accountability».

Esto significa que tu empresa debe demostrar que está cumpliendo con la normativa y ha implementado todas las medidas necesarias para proteger los datos personales.

El incumplimiento de la normativa puede resultar en sanciones significativas y no exime a la empresa de posibles responsabilidades civiles si corresponde.

Por ello, es esencial desarrollar un plan de adecuación a la normativa que garantice el cumplimiento continuo.

Dentro de este plan, es crucial integrar un programa de comunicación y formación para asegurar que todas las personas empleadas comprendan el tratamiento adecuado de los datos, las precauciones necesarias y las prácticas recomendadas para cumplir con la LOPD.

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