Estar en las redes sociales y en Internet ya no es opcional; hoy en día, es imprescindible para cualquier asesoría o despacho que quiera crecer y adaptarse a las necesidades cambiantes de sus clientes.

En un mundo en el que la comodidad y la inmediatez son esenciales, cada vez más autónomos, particulares y empresas buscan contratar servicios que les ofrezcan soluciones rápidas, accesibles y personalizadas, sin importar dónde se encuentren.

Contar con herramientas digitales, como un software que permita la automatización de procesos con la TGSS no solo permite optimizar el tiempo y los recursos, sino que aporta valor añadido a tu empresa.

En este post, te explicamos cómo digitalizar tu despacho o asesoría: herramientas clave.

¿Qué es la digitalización de un despacho profesional o una asesoría?

La digitalización de un despacho profesional o una asesoría es el proceso de adaptación y de transformación de un negocio mediante el uso de herramientas tecnológicas que optimizan su funcionamiento.

Esta transformación implica la incorporación de software y soluciones digitales que:

• Facilitan el rendimiento diario de la plantilla automatizando tareas repetitivas y centralizando la información.
• Agilizan los procesos.
• Ofrecen a los clientes una experiencia más cómoda y accesible.

¿Por qué es importante digitalizar tu despacho o asesoría?

La digitalización de un despacho o asesoría es clave para expandir la cartera de clientes y mejorar la visibilidad en un mercado cada vez más competitivo.

Al digitalizar los servicios se permite una interacción directa y continua con los asesores, lo que facilita la resolución de dudas y permite gestionar cualquier trámite de forma remota a través de Internet.

Esto significa que los clientes ya no necesitan desplazarse físicamente para firmar documentos o realizar consultas, ahorrando tiempo.

Además, la digitalización aporta múltiples ventajas:

• Reducción de errores y validación de datos automática. Mediante el uso de software de gestión para asesorías o abogados se asegura una mayor precisión en los datos.
• Acceso remoto a la documentación. Los asesores y abogados pueden consultar expedientes y documentos desde cualquier lugar, lo que resulta especialmente útil cuando están fuera de la oficina o en reuniones con clientes.
• Centralización de la información. Toda la documentación y los registros de interacción con cada cliente se encuentran en un único lugar permitiendo hacer seguimientos en tiempo real y ofreciendo un mejor control en cada caso.
• Ahorro de tiempo. La digitalización permite automatizar tareas lo que libera a los asesores y abogados para enfocarse en casos complejos.
• Reducción del uso de papel. Digitalizar los procesos reduce el consumo de papel apoyando un enfoque más sostenible.
• Fidelización de clientes y mejora de la reputación. Al ofrecer un servicio cómodo y personalizado se aumenta la satisfacción de los clientes.
• Facilitación de gestiones fiscales. Para procesos, como la declaración del IRPF las asesorías y despachos pueden establecer canales específicos para el envío digital de toda la documentación eliminando la necesidad de llevar facturas y documentos presencialmente.

Claves para digitalizar tu despacho profesional o asesoría

Antes de empezar, te recomendamos:

• Analizar tu despacho o asesoría y detectar áreas de mejora. Es fundamental conocer qué aspectos de tu despacho o asesoría necesitan optimizarse para mejorar la eficiencia. Además, identificar tus puntos fuertes te ayudará a destacar frente a la competencia.
• Elegir herramientas y software adecuados: La selección de las herramientas correctas es clave para facilitar la transición digital y maximizar el impacto de esta transformación.

A continuación, detallamos algunas herramientas que podrían serte de gran utilidad.

Herramientas y software útiles para digitalizar tu despacho o asesoría

El uso de herramientas y software dependerá de las necesidades específicas de tu asesoría o despacho.

Más abajo, te presentamos las más utilizadas. No obstante, es necesario mencionar en primer lugar que existen software que permiten automatizar y agilizar procesos laborales.

Las automatizaciones suponen un alivio para despachos y asesorías, ya que permiten ahorrar tiempo en tareas administrativas que suelen consumir muchos recursos.

Hablamos, por ejemplo, del caso de SALTRA:

SALTRA para automatizar tareas repetitivas y agilizar procesos laborales

SALTRA es una herramienta imprescindible para cualquier despacho o asesoría que quiera optimizar sus procesos laborales.

Este software permite una conexión eficiente con diferentes administraciones públicas, lo que simplifica y automatiza tareas repetitivas, como las altas y bajas en la Seguridad Social.

Con SALTRA puedes completar estos trámites en solo unos segundos de manera intuitiva.

Ventajas clave de SALTRA:

• Alta rápida mediante captura de DNI: Puedes realizar el alta de una persona trabajadora simplemente tomando una foto del DNI del cliente. Así se elimina la necesidad de introducir datos manualmente. Esto no solo ahorra tiempo sino que también reduce la posibilidad de errores en la introducción de datos.
• Automatización con la TGSS a través de Red Online: SALTRA se conecta directamente con la TGSS a través del Sistema Red Online, lo que permite obtener reportes oficiales de forma instantánea. Esto acelera el proceso de obtención de documentos, como la Resolución de Alta (TA) o el Informe de Trabajadores en Alta (ITA), permitiendo al equipo centrarse en tareas de mayor valor añadido.
• Gestión ágil de modificaciones y comunicaciones con el SEPE. También podrás gestionar modificaciones y realizar la comunicación de la copia básica al SEPE en un solo clic. Esto reduce los tiempos de espera y mejora la eficiencia en la gestión de personal.

Por tanto, usando SALTRA podrás acceder rápidamente a:

• Resolución de Alta (TA)
• Informe de Trabajadores en Alta (ITA)
• Modificaciones (TC / CO)
• Ficheros AFI
• RLC y RNT

Además, podrás realizar el envío de CONTRAT@ y la comunicación de la copia básica al SEPE.

Es decir, de manera ágil vas a poder enviar los documentos necesarios para cumplir con estas gestiones, lo cual agiliza los trámites laborales.

¿Por qué SALTRA es esencial para tu despacho o asesoría?

• Ahorro de tiempo: Muchas de las tareas administrativas que antes requerían largos períodos de tiempo, como los trámites con la Seguridad Social, se pueden realizar en segundos.
• Reducción de errores humanos: Al automatizar la introducción de datos y procesos repetitivos se minimiza el riesgo de errores humanos, lo que contribuye a la precisión y fiabilidad de la información gestionada.
• Accesibilidad instantánea a documentación oficial: Gracias a su integración con la TGSS y otras administraciones, puedes obtener documentos oficiales y reportes al instante, lo que agiliza el trabajo diario y mejora la experiencia tanto para las personas trabajadoras como para los clientes.
• Optimización de recursos: La digitalización de estos procesos no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce la necesidad de papel y otros recursos físicos, contribuyendo a un entorno de trabajo sostenible.

Firmafy para la firma digital de documentos y contratos

En cuanto a la gestión documental y la firma de documentos, tareas frecuentes en cualquier despacho profesional o asesoría, Firmafy es una buena solución para simplificarlas.

Con Firmafy los clientes pueden firmar documentos desde cualquier lugar, garantizando validez jurídica y cumplimiento legal.

Firmafy permite:

• Firma remota con garantías legales: Los clientes pueden firmar contratos y documentos desde cualquier ubicación, lo que mejora la eficiencia y la comodidad.
• Gestión segura y rápida de documentación: Firmafy permite almacenar y acceder a documentos firmados en un solo lugar, agilizando la búsqueda y gestión de archivos.

Zoom para realizar llamadas online

Las consultas y conferencias online se pueden llevar a cabo mediante herramientas de videollamadas.

Zoom y Google Meet son dos de las opciones más comunes para que las asesorías o despachos puedan ofrecer consultas virtuales, permitiendo una comunicación directa, profesional y segura con los clientes.

Facturación digital con Holded

La facturación digital es muy útil y pronto será obligatoria para todas las empresas.

Herramientas como Holded son excelentes para gestionar la facturación electrónica de manera ágil y eficiente, minimizando el tiempo y esfuerzo en el envío de facturas.

Entre sus beneficios destacan:

• Ahorro en gastos de impresión: La facturación digital elimina la necesidad de imprimir documentos.
• Aceleración de procesos administrativos: La digitalización permite procesar facturas más rápidamente y de forma automatizada.
• Automatización de facturación recurrente: Puedes programar el envío de facturas recurrentes, lo que agiliza y simplifica la gestión de clientes habituales.

Google Drive para organizar archivos

Google Drive facilita el almacenamiento y organización de documentos manteniéndolos accesibles y bien ordenados.

Puedes crear carpetas por proyecto, cliente o departamento, asegurando que toda la información esté centralizada y sea fácil de localizar en cualquier momento, tanto para ti como para el resto del equipo.

Otras herramientas útiles para digitalizar un despacho o asesoría con éxito 

Además, para digitalizar un despacho o asesoría destacan otras herramientas, como son:

• Asana para mejorar la organización y la colaboración del equipo.
• Slack para la comunicación en tiempo real.
• Clientify para digitalizar la gestión de ventas y mejorar el seguimiento.
• Metricool para la gestión de redes sociales y análisis de métricas. 
• Mailchimp para email marketing.
• ChatGPT para automatizar consultas sencillas. En este caso, se pueden proporcionar respuestas inmediatas a preguntas comunes, lo que permite a los abogados y asesores concentrarse en casos complejos.

Aspectos básicos en ciberseguridad para despachos y asesorías

Leyendo todas las ventajas que supone, ¿vas a incluir la digitalización en tu asesoría o despacho?

¡Ten en cuenta implantar medidas efectivas en ciberseguridad! Los despachos de abogados y las asesorías son objetivos muy atractivos para los hackers debido a la gran cantidad de datos confidenciales que gestionan.

Para proteger esta información es esencial implementar soluciones de ciberseguridad.

Herramientas como Bitdefender podrán proteger la información de tus equipos asegurando el mantenimiento de los datos de todos tus clientes.

¿Te gustaría incluir alguna herramientas más? ¿Has usado algún software para mejorar tus procesos? ¡Cuéntanoslo! Puedes dejar tus comentarios más abajo, ¡nos encanta leerte!

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