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¿Usas Certificado Digital? ¿Realizas gestiones para los clientes de tu despacho que requieren su uso? Hoy ponemos la atención en los 6 errores más habituales que te ponen el riesgo al usar un Certificado Digital.
¿Qué es un Certificado Digital?
El Certificado Digital es un documento digital que emite un organismo competente y nos permite confirmar nuestra identidad online.
Este documento contiene los datos identificativos que nos legitiman como usuario firmante. Nuestro deber es custodiarlo y utilizarlo debidamente.
España es uno de los países más avanzados en su uso para realizar gestiones online. Su uso va en aumento, tras la tendencia de la Administración a exigir las gestiones de forma online.
Recordamos que en 2018 se incluyó a los autónomos como sujetos obligados a realizar sus trámites a través de Sistema RED. Esto obliga a las personas físicas y empresas a obtener un Certificado Digital para realizar sus gestiones con las diferentes entidades públicas.
Para obtener un Certificado Digital, podemos acudir a una Autoridad de Registro acreditada para la emisión de esta identificación digital oficial, como Grupo2000.
Estos son los 6 errores más habituales al usar un Certificado Digital
El Certificado Digital debe ser usado con todas las medidas de seguridad posibles, ya que es un documento online que nos identifica y con el que se pueden realizar múltiples gestiones con la Administración en nuestro nombre.
A continuación, vemos cuáles son los errores más habituales al utilizarlo y cómo puedes darle solución:
1. Entregar el Certificado Digital a otra persona para que lo use en nuestro nombre
El alto volumen de gestiones telemáticas que precisa realizar un autónomo o empresa ante la Administración obliga a que este colectivo disponga de un Certificado Digital para poder tramitarlas.
Es una práctica bastante habitual que el autónomo o empresa le ceda su Certificado Digital a un despacho profesional para que gestione todo frente a la Administración.
O personas físicas, para que el asesor fiscal presente su declaración de la renta y acceda a sus datos de Hacienda.
Esta cesión en muchos casos, incluso consiste en «instalar» el Certificado en el propio equipo del gestor o asesor de confianza.
Al realizar esta gestión, ya estamos poniendo en riesgo nuestra identidad digital, ya que ese certificado está siendo manipulado y a partir de ahí perdemos todo el control y trazabilidad del uso de nuestro Certificado. Puede ocurrirle algo a ese ordenador, ser usado para otros fines distintos a los que se pactaron, etc.
Para solucionar este tipo de situaciones lo ideal sería firmar un contrato de prestación de servicios en el que se recoja de forma clara cuál es el uso que puede darle ese proveedor al Certificado Digital.
Además, tendrá que regularse el tratamiento de los datos y las medidas de seguridad que debe implantar el proveedor.
Este contrato permite ceder el Certificado Digita a un tercero (despacho profesional, etc) dejando constancia oficial de dicha cesión y limitando las gestiones que va a poder realizar esa persona a la que se lo cedemos.
Por ejemplo, podemos indicar que cedemos nuestro certificado a un asesor laboral para realizar sólo gestiones con TGSS y Hacienda.
2. No guardar el Certificado Digital en un lugar seguro
Normalmente no somos conscientes de la transcendencia de un Certificado Digital o no lo usamos con frecuencia, y por este motivo, no prestamos especial atención a dónde lo guardamos.
Es bastante habitual guardar el pen drive con el Certificado en cualquier cajón y no volvernos a acordar de él. Al final se puede perder, ser usado por terceras personas sin que lo sepamos, etc.
Otra recomendación importante es no usar el Certificado Digital en ordenadores que sean de uso compartido a los que pueda acceder otra persona.
3. Dejar la tarjeta criptográfica insertada en el lector del ordenador cuando estamos ausentes
El Certificado Digital también se puede usar mediante una tarjeta criptográfica, si así lo indicamos en el momento de emisión. Para utilizarlo sería necesario un lector del ordenador.
Esta tarjeta criptográfica debe ser custodiada como si fuese tu tarjeta de crédito. Si no te levantarías de tu puesto de trabajo dejando la tarjeta de crédito en la mesa, tampoco debes hacerlo dejando una tarjeta criptográfica insertada en el ordenador, alguien podría utilizarla sin que lo sepas.
4. No tramitar la revocación del Certificado cuando ha desaparecido o dejamos de contratar los servicios de un despacho profesional
Muy poca gente sabe que el Certificado Digital se puede revocar. Esta gestión implica que a partir de ese momento se elimina ese Certificado, deja de tener vigencia.
Cuando has cedido un Certificado a un tercero para que lo utilice y dejas de trabajar con éste, es fundamental realizar una revocación, para asegurarnos de que no va a poder utilizarlo sin nuestro conocimiento.
Así mismo, si crees que ha desaparecido o puede haber sido robado, la revocación es lo primero que debes hacer para asegurarte de que nadie lo use.
5. Olvidar la fecha de caducidad del Certificado Digital
Es importante que recuerdes siempre cuál es la fecha de caducidad de tu Certificado Digital ya que esto puede conllevar que no puedas realizar trámites importantes a tiempo.
Lo ideal es que tengas presente esa fecha para poder renovarlo con tiempo y evitar complicaciones.
6. Obtener el Certificado Digital de una página fraudulenta
En ocasiones, se busca en Internet dónde obtener el Certificado Digital. Siempre debes tener presente acudir solo a prestadores de servicios de confianza para que tu Certificado Digital tenga plenas garantías jurídicas.
Desde Grupo2000 emitimos tu Certificado Digital
Te recordamos que desde Grupo2000 somos Autoridad de Registro autorizada para emitir los Certificados Digitales oficiales más utilizados. Todo el proceso de emisión y Certificados cumple con las directrices de la normativa eIDAS.
Obtener el Certificado Digital con Grupo2000 te permite conseguirlo antes evitando colas y trámites en la Administración.
El Certificado que emitimos tiene la misma validez que el Certificado FMNT que emite Hacienda, tanto para personas físicas, como jurídicas.
Aparte del Certificado Digital, existen otras alternativas. Si únicamente necesitas firmar un documento con validez legal tendrás la opción de optar por la firma electrónica de Firmafy.
La firma electrónica de Firmafy permite firmar online cualquier documento en PDF desde un móvil, ordenador o tablet con plena validez jurídica.
Esperamos que estos consejos hayan sido de ayuda. Si tienes alguna duda déjanos un comentario a continuación y las resolveremos.
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CÓMO TRAMITARLO
En la nueva empresa me piden que lleve mi certificado para instalarlo en un ordenador que tienen allí para fichar. Eso es legal?
Aunque tuviera mi propio usuario, lo veo peligroso.
Es una empresa del Estado.
Hola Isa, el uso de tu Certificado Digital en un equipo que no controlas puede implicar ciertos riesgos. Es fundamental que la empresa garantice la seguridad del dispositivo en el que pretenden que instales el certificado. En cualquier caso, sería conveniente plantear si existen alternativas para fichar que no requieran el uso de tu propio Certificado Digital. Un saludo.
Al utilizar el certificado digital, me sale un cuadro de dialogo com mis datos y pone, Confirmación de datos, cancelar o enviar.
Si cancelo no puedo entrar al sitio i me da miedo enviar.
Es normal ese cuadro de confirmación?